Il costo del personale rappresenta una delle voci di spesa più significative ed impattanti all’interno del bilancio aziendale, soprattutto se il modello di business richiede un elevato tasso di manodopera; per questo motivo, la gestione accurata di tale costo è essenziale per mantenere la sostenibilità economica della tua azienda e garantire il successo nel medio-lungo periodo.
A tal scopo, il budget del personale è lo strumento che, nell’ambito del controllo di gestione, fornisce un’analisi dettagliata del costo totale dei dipendenti in un determinato periodo di tempo, permettendo una corretta pianificazione finanziaria ed orientando l’imprenditore nella definizione degli obiettivi futuri.
La costruzione del budget del personale richiede un accurato lavoro di previsione e di analisi, sia delle risorse già disponibili in azienda sia del fabbisogno di manodopera necessario, in base alle scelte imprenditoriali che si intende perseguire nel futuro.
Definire le scelte aziendali
Il primo passo è quindi definire le scelte aziendali, in quanto esse andranno ad influenzare considerevolmente il costo del personale e l’individuazione dell’organico necessario per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Ad esempio, nel caso di un’azienda che sta pianificando di incrementare il fatturato, potrebbe essere necessario potenziare il proprio organico, pertanto sarà fondamentale valutare i costi derivanti da:
– nuove assunzioni e le opportunità offerte dalla normativa in materia di incentivi all’assunzione;
– le spese per la formazione delle nuove figure (sia professionale che in materia di sicurezza sul lavoro);
– aumento delle ore di lavoro mediante trasformazioni di contratto da part-time a full time
– l’utilizzo di clausole elastiche e/o regimi di banca ore per gestire lo straordinario
– concessione di superminimi, premi di produzione, Welfare aziendale
– il ricorso al lavoro in somministrazione e a contratti a termine per far fronte a incrementi temporanei di lavoro.
Al contrario, in caso di un’azienda che, per esigenze di contenimento dei costi, è costretta a ridurre il proprio organico, sarà importante valutare i costi di:
– ricorso alla cassa integrazione ordinaria/straordinaria
– licenziamenti individuali e/o collettivi
– concessione di somme di incentivo all’esodo
– riduzione delle ore di lavoro mediante trasformazioni dei contratti full time in contratti part time
– risoluzioni anticipate dei contratti a termine (ipotesi che comporta il pagamento di somme risarcitorie)
– ricorso al lavoro agile, per ridurre le spese fisse legate all’utilizzo locali aziendali.
Oltre al questo, è necessario anche tenere in considerazione tutti quei costi che non dipendono da scelte dell’imprenditore ma che comunque si verificheranno o potrebbero verificarsi nel futuro, quali ad esempio:
– aumenti di retribuzione per scatti periodici di anzianità, rinnovi contrattuali, una tantum contrattuali
– trasferte o missioni fuori sede
– costi derivanti da obblighi di legge (sorveglianza sanitaria, variazione in aumento o in diminuzione delle aliquote INPS, variazione dei tassi INAIL)
– costi derivanti dall’assenteismo (per malattie, infortuni, maternità, scioperi, assenze ingiustificate..)
– scadenza di agevolazioni contributive
– risoluzioni di contratti per raggiungimento dell’età pensionabile del lavoratore
– multe/sanzioni da accessi ispettivi
– varie ed eventuali.
Elaborazione del Budget del Personale
Dopo aver raccolto tutti questi dati, il passaggio successivo consiste nella elaborazione in via preventiva di almeno 12 mesi di paghe/stipendi, suddividendo i costi del personale per voce di spesa e, in base alle dimensioni dell’azienda, per categoria, ramo produttivo, ufficio. Inoltre è importante ricavare il costo orario e/o giornaliero.
Monitoraggio
Veniamo quindi al terzo ed ultimo passaggio, che rappresenta il motivo per cui l’imprenditore dovrebbe redigere il budget del personale, ovvero il monitoraggio.
Ora che abbiamo elaborato il budget previsionale del personale, siamo in grado di sapere in anticipo quali saranno presumibilmente le spese per il personale dipendente a cui andremo incontro nei mesi futuri, pertanto è fondamentale confrontare (mensilmente o al massimo trimestralmente) il costo effettivo sostenuto con quello prospettato. Questo permetterà all’imprenditore sia di valutare l’entità dello scostamento rispetto a quanto previsto e di studiarne i motivi, sia di anticipare eventuali correzioni di rotta nelle scelte / obiettivi aziendali prefissati.
Il budget del personale rappresenta dunque uno strumento fondamentale per la gestione aziendale e richiede un’attenta analisi delle risorse disponibili, delle esigenze dell’azienda e degli obiettivi strategici definiti. Pertanto, per svolgere questo compito con competenza ed efficienza, è opportuno avvalersi di un Consulente del Lavoro esperto in materia, che sappia supportare l’azienda nel processo di definizione del budget del personale e nella gestione delle risorse umane.
Se hai bisogno di supporto nella costruzione del budget del personale o nella gestione delle risorse umane, non esitare a contattarmi: sarò felice di offrirti la mia consulenza in materia e di supportarti nella costruzione di un budget del personale efficace e aderente alle tue esigenze.
ATTENZIONE: Il presente documento ha un contenuto di carattere generale e ha lo scopo di fornire al lettore le informazioni più rilevanti degli argomenti che si vanno a trattare, pertanto non può sostituirsi ad una consulenza o parere fiscale specifico.